Prioriteren als founder; laat eens wat ballen stuiteren

Als je al eens een bedrijf bent gestart, dan weet je precies waar ik het over heb... denk maar eens aan de start... een bedrijfsnaam bedenken, inschrijven KvK, domeinnaam registreren, belastingzaken regelen, een website, een logo, enzovoorts.

En het wordt helemaal system overload als bepaalde acties ook nog eens afhankelijk van elkaar zijn en in een verplichte volgorde (die je ontdekt tijdens het doen) geregeld moeten worden.

Start je een SaaS-startup die ook nog een tractie begint te krijgen, dan kunnen er letterlijk tientallen taken per uur op je bordje terechtkomen die je niet zomaar kunt aftikken, maar waar je echt even focus op moet hebben.

En dan gebeurt het... je hebt te veel ballen in de lucht en één voor één beginnen ze op de grond te vallen. Dit leidt vaak tot serieuze stresslevels... laat zeggen op het niveau dat je weet dat dit niet goed voor je is als je het te lang doet. Het soort stress waar ik mijn haar door ben kwijtgeraakt ;) (joke, volgens mijn moeder komt dat omdat ik veel petten droeg 😄)

Relativatie

Voordat ik met je deel hoe ik mijn hoofd koel hou in dat soort situaties, wil ik even het volgende delen... dit ligt niet aan jou. Het is normaal!

Afhankelijk van hoe groot je startup is (qua team), moet je nou eenmaal heel veel zelf doen en beslissen. Later als je team groeit, kun je die last beter verdelen over de organisatie, tenminste... als je een beetje knap kunt delegeren... en nog belangrijker... kunt loslaten... je weet wel waar ik het over heb 😉

Prioriteren en ballen laten stuiteren

In het leger word je vanaf dag 1 gedrilled om altijd te prioriteren. En aangezien ik op mijn 17e beroepsmilitair werd, heb ik deze vaardigheid al vroeg geleerd... the hard way... dat wel. Maar prioriteren, betekent per definitie dingen niet doen. Soms kun je ze delegeren, maar soms moet je accepteren dat je iemand teleurstelt of dat iets fout gaat.

Dat laatste lijkt heel moeilijk te verkroppen... iets fout laten gaan. Maar de grootste fout is dat je alles (of teveel) prioriteit geeft. In veel gevallen doe je alles met halve aandacht en met middelmatigheid als gevolg. 💥

De 5/25-regel van Warren Buffett stelt voor dat je een lijst maakt van je top 25 carrière- of levensdoelen, maar je focust je uitsluitend op de top 5 en negeert de overige 20 volledig, totdat de eerste 5 zijn bereikt. Het is een strategie voor het vermijden van afleiding en het behouden van focus.

En wat ik in 20 jaar ondernemen en managen heb geleerd, is dat 9 van de 10 issues niet direct leidt tot een catastrofe. En om in de metafoor te blijven van de ballen in de lucht... een bal die valt, valt meestal niet meteen stil. Met andere woorden... je kunt 'm na de eerste, tweede en waarschijnlijk derde stuit nog steeds oppakken.

Dat betekent twee dingen:

1. Je kunt je dus prima concentreren op je allerbelangrijkste taak, zonder catastrofale afloop.

2. Je moet een lijst bijhouden en continu prioriteren wat je volgende belangrijkste actie zou moeten zijn.

Als je dan vervolgens berusting kunt vinden in het feit dat er soms wel iets misgaat (een bal die stil komt te liggen), dan ben je al een heel eind op weg om een hele goede CEO te worden ;)

Overzicht houden en prioriteren

Zelf werk ik met TickTick als taken app. En deze taken-app heeft een hele fijn functie die ik daarvoor gebruik. Deze functie is gebaseerd op de Eisenhower Matrix.

Over de Eisenhower matrix

Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten en vijfsterrengeneraal tijdens de Tweede Wereldoorlog, gebruikte een effectief prioriteringssysteem, nu bekend als de Eisenhower Matrix. Deze tijdmanagementtool verdeelt taken in vier categorieën op basis van urgentie en belangrijkheid: 1) dringend en belangrijk, 2) belangrijk, maar niet dringend, 3) dringend, maar niet belangrijk, en 4) noch dringend noch belangrijk. Met deze methode kunnen individuen hun taken efficiënt prioriteren en beslissen welke taken uit te voeren, te plannen, te delegeren of te negeren.

Zie hieronder hoe dat er in TickTick uitziet:

Urgent en important pak ik meestal direct op zodra het kan. Het is voor mij de first thing to do, tenzij ik iets belangrijks in mijn agenda heb staan. Not urgent en important zijn vaak taken/werkzaamheden die ik inplan. Ze zijn niet tijdgebonden, maar moeten wel gebeuren.

De kunst is dus om elke bal die op je afkomt direct te prioriteren. Is het urgent en belangrijk en heb je de tijd om het meteen te doen? Doe het meteen. Of plaats het op je lijst en markeer het als 'Urgent en Important' en doe het direct zodra je tijd hebt.

En een paar keer per dag kijk je naar die lijst en werk je 'm bij. Uiteindelijk gaat het erom dat je zoveel mogelijk belangrijke ballen in de lucht houdt en de minder belangrijke laat stuiteren.

Als je op deze manier werkt, heb je in ieder geval alles gedaan wat in je macht lag om een effectieve founder of CEO te zijn.

De Eisenhower matrix

Hier kun je een korte video bekijken die de Eisenhower Matrix uitlegt. Onder de video in dit artikel, leg

Laatste advies

Train jezelf om comfortabel te worden met niet-afgeronde taken en zelfs met dingen die fout zijn gegaan. Vooral als je volgens het bovenstaande principe hebt gewerkt. Je hebt gekozen voor wat op dat moment het allerbelangrijkste was en dat is je verantwoordelijkheid als leider van het bedrijf.

En hoe beter je hierin wordt, hoe beter je je voelt en vooral... hoe leuker het ondernemen wordt.

Lees ook mijn artikel over het omgaan met tegenslagen: