Notion: het fundament van mijn productiviteit

In de early days gebruikte iedere productiviteitsnerd dezelfde tools… Evernote en Todoist (of Wunderlist). De wereld van productiviteitsapps was toen nog heel overzichtelijk ;) Inmiddels is deze wereld volledig op de kop gezet en omgetoverd tot het Wilde Westen van de productiviteitsapps.

En net als voor veel anderen is daarmee voor mij een fase ingeluid van continu switchen naar nieuwe note-taking apps en task managers. Maar daar lijkt nu een eind aan gekomen…

Er lijkt inmiddels een winnaar op te staan in de productiviteit-app-space en dat is Notion!

Heb je nog geen Notion account? Dan kun je hier een gratis trial aanvragen om er eens mee te spelen.

Ik heb lang gewacht met dit artikel. Want ik wisselde nogal eens van note-taking app. Over het algemeen wel tussen een aantal en dan vooral ingegeven door hun laatste updates.

Maar Notion gebruik ik nu al een tijdje en op kritische momenten, waarop ik vroegah overstapte, lijk ik altijd een goede oplossing te vinden binnen Notion. Het lijkt dus mijn nieuwe ‘Evernote’ te worden en dus tijd om er iets over te delen.

Over dit artikel

Omdat ik niet alles in 1 artikel kan delen over Notion, zal ik vanuit dit artikel ook linken naar de andere artikelen over Notion. Onderaan deze post kun je die links straks vinden. Als je mijn systeem wilt volgen, raad ik je aan om 2 dingen te doen.

1. Bookmark deze post en check af en toe voor updates

2. Schrijf je in op mijn nieuwsbrief

3. Maak een gratis Notion account aan

Table of Contents

• Over dit artikel

• Over Notion

• Waar ik Notion voor gebruik

• Waarom Notion briljant werkt

• Het linken van informatie

  • Voor Obsidian gebruikers

• Chatten met al je informatie (AI)

• Hoe ik Notion gebruik als ondernemer en polymath

  • Projecten, taken & planning

  • Meeting notes, notes & resources

  • Journal

• Wil je mijn template?

Over Notion

In de wereld van productiviteitssoftware springt Notion er met kop en schouders bovenuit, zowel als app en bedrijf.

Opgericht in 2013, heeft het zich snel ontwikkeld tot een veelzijdig platform dat note-taking, takenlijsten, databases en projectmanagement combineert in één gebruiksvriendelijke app.

Financieel gezien heeft het aanzienlijke investeringen aangetrokken en is het erkend als een toonaangevende speler in de productivity-markt. Het bedrijf staat bekend om zijn constante innovatie en hoge klanttevredenheid.

Waar ik Notion voor gebruik

Eigenlijk draait mijn complete leven qua productiviteit op Notion. In ieder geval, alles wat in Notion kan, doe ik in Notion. Voor sommige functionaliteiten heb je nog apps van derden nodig, zo heb je Google Calendar nodig om de Notion Calendar te kunnen gebruiken of een password manager, bijvoorbeeld.

Maar overall zou je kunnen zeggen dat Notion mijn control center is. Zakelijk en privé. Dit zijn de belangrijkste toepassingen waar ik Notion nu voor gebruik, maar daarnaast ook nog tal van kleine toepassingen.

1. Task manager

2. Agenda

3. Journal

4. Habit tracker

5. Second brain

6. Kennisbank

7. Adresboek

8. Personal CRM

Zoals je ziet… nogal compleet lijstje ;) Maar het mooie van Notion is de eenvoud. Ondanks alles wat ik er in beheer, ben ik binnen 1 of 2 klikken waar ik moet zijn. En het vinden van informatie is helemaal een verademing (#kuch… AI ;)) , maar dat kom ik zo op terug.

Maar de echte kracht zit ‘m voor mij in het dashboard. Hieronder zie je een screenshot van mijn dashboard. En vanuit dat dashboard begint bijna iedere notitie. Het is de plek waar alle belangrijke acties beginnen, maar ook waar ik een beeld krijg van wat ik nog moet doen en wat ik al heb gedaan.

Mijn Notion dashboard zorgt ervoor dat ik altijd zicht heb op mijn belangrijkste taken, projecten en informatie. Want net als veel mensen was ik een pro in het inrichten van een todo app, maar vervolgens vergat ik er in te kijken.

Ik zal onderaan dit artikel linken naar nieuwe blogs, waar ik uitleg hoe ik Notion voor een specifieke toepassing gebruik. En vooral… hoe jij dat ook kan doen.

Waarom Notion briljant werkt

Ik moet hier een beetje op mijn woorden passen, want het woord databases zal niet iedereen aanspreken… maar geef me even de kans om het uit te leggen.

Want ik moet heel eerlijk bekennen dat ik Notion heel lang niet heb begrepen, maar toen ik het eenmaal snapte, viel alles op zijn plek en wat mijn zoektocht naar de perfecte productiviteitstool eindelijk klaar.

Men… wat had deze tool me goed kunnen helpen toen ik nog fulltime business coach was en meer dan 50 ondernemers tegelijk coachte… maar goed… it serves me well, now ;)

1. Notion is oneindig flexibelNotion is oneindig flexibel. Omdat je zelf kunt bepalen welke velden je wilt gebruiken, hoe de inhoud wordt weergegeven én waar de inhoud wordt weergegeven, kun je feitelijk je eigen systeem of app bouwen.

2. Notion blinkt uit in eenvoudDat is niet altijd een voordeel, maar zoals Notion het heeft gedaan wel. Binnen een paar klikken ben je bij de informatie die je zoekt. Je hoeft ook geen Markdown taal te leren of goed te zijn in design om mooie documenten en notities te maken.

3. Je kunt alles linken (beter dan Obsidian)Als je Obsidian niet kent… negeer die opmerking dan maar. Maar wat je wel moet weten is dat in Notion alles aan elkaar te linken is. Je kunt bijv. alle relevante meeting notes koppelen aan een persoon, project, een doel… you name it! En dan op een functionele manier tonen op de juiste plek.

Het linken van informatie

De kracht van Notion zit ‘m in het linken van informatie en de mogelijkheid om die informatie gefilterd terug te laten komen op alle relevante plekken. Ik zal het uitleggen aan de hand van een afbeelding…

Hierboven zie je een deel van een projectkaart. Ik heb een database (of een lijst) met projecten die ik manage. Ik heb een aparte database met taken en een database met notes.

Bij het aanmaken van een projectkaart-template kan ik een database in de kaart laden (bijv. taken) en een filter toevoegen die alleen taken laat zien die gerelateerd zijn aan dit project. Ditzelfde kan ik doen voor contactpersonen, meeting notes, documenten, etc.

Dit is zo krachtig omdat een meeting note gekoppeld kan zijn aan veel meer dingen, zoals contactpersonen, een document, andere projecten, etc.

Ik heb dus Notion databases voor ieder soort informatie, contactpersonen, meeting notes, documenten, projecten, doelen, etc. En afhankelijk van de context link ik die aan elkaar.

Wat dit oplevert? Minder keuzestress om waar je de note aanmaakt en je kunt de note creëren en vinden op de plek waar je ‘m op dat moment nodig hebt. Het is, als je het goed inricht, allemaal interconnected.

Voor Obsidian gebruikers

Hi… :) Ik was een van jullie. Heel lang. Zelfs toen ik me begon te ergeren aan de spartaanse markdown interface, was ik gehecht aan die linked-graph die zo mooi weergeeft hoe informatie is gelinkt. Maar hoe vaak heb je via die graph informatie gevonden? Of daadwerkelijk nieuwe inzichten opgedaan?

Met Notion kun je gelinkte informatie op een relevante manier weergeven in linked notes, waardoor het veel functioneler werkt dan Obsidian… hoe mooi zo’n grafiek ook is… en die timelaps ;)

Chatten met al je informatie (AI)

Mind blowing! Dat is het.

Want met de introductie van Notion AI, kun je chatten met alle informatie die je hebt opgeslagen. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een opzetje te maken voor je weekly review op basis van je journal of vragen om je te helpen voor te bereiden op een gesprek met een contactpersoon op basis van notities die gelinkt zijn.

Op deze manier wordt Notion écht een second brain!

Maar het werkt ook goed om documenten terug te vinden. Want soms weet je niet meer hoe je een notitie genoemd hebt. En in plaats van het gokken van de titel in het zoekvenster, type iets als ‘waar vind ik die notitie waar Jan iets vertelde over de Zweedse markt?’ en AI zal je de juiste notitie geven.

En dat is perfect… om wij dat namelijk niet zijn ;) De meeste note-takers maken snel notes en hebben geen tijd om alles te organiseren of na te denken over titels en vindbaarheid. Dus hoe lekker is het dat AI die zorg van je overneemt? (I know the answer ;))

Hoe ik Notion gebruik als ondernemer en polymath

Een polymath is ‘a person of wide knowledge or learning’. In mijn geval dat laatste door mijn brede interesses.

Notion fungeert in mijn productiviteitsysteem als backbone. Ik beheer er mijn agenda in (Met Notion Calendar, wat een aparte app is), mijn taken en het fungeert als mijn second brain. Mijn dag begint en eindigt dus in Notion. Feitelijk werk ik er de hele dag in. En dat geeft rust… niet steeds hoeven switchen tussen tools om te kijken of ik er nog iets mee moet.

Projecten, taken & planning

Taken

Hoewel Notion niet specifiek is gebouwd als een task manager, ben ik inmiddels tot de conclusie gekomen dat Notion hier wel excelleert. Nee, er is geen bijvoorbeeld Pomodoro timer ingebouwd, maar in essentie kun je er alles en meer mee doen dan welke task manager dan ook. Bijvoorbeeld, meeting notes, projecten, contactpersonen, etc. koppelen.

Met de tool Raycast (Alfred zou kunnen), kun je eenvoudig een hotkey toevoegen om snel een taak aan te maken, ongeacht welke app je op je laptop gebruikt. Ik gebruik daar CMD+Shift+N voor.

Taken kunnen gekoppeld worden aan verschillende andere entiteiten, zoals projecten, contactpersonen, etc. Zie hieronder.

Projecten

Projecten bestaan uit een beschrijving van het project en verschillende informatie uit andere bronnen, zoals gekoppelde meeting notes, taken, contactpersonen en documenten (noem ik resources).

Ik kan deze documenten maken vanuit een project, als ik daar toevallig bezig ben, of vanuit de meest logische plek. Een meeting note maak ik doorgaans aan vanuit mijn dashboard. Door deze te linken aan het project, is de meeting note alsnog zichtbaar in project, zonder dat ik naar het project moet gaan om iets te documenteren.

Zie hieronder een reallife voorbeeld:

Planning

Planning is meer een proces. Eens per week (is de ambitie ;)) bekijk ik alle taken. Geplande taken en ongeplande taken. Vervolgens kijk ik welke taken ingepland of uitgevoerd moeten worden. Ook check ik mijn inboxen en de review tab.

Documenten die niet compleet zijn ingevuld, komen in ‘Review’ terecht, zodat ik deze kan aanvullen.

Ook bekijk ik alle projecten en kijk ik per project welke taken er ingepland moeten worden en of er nieuwe taken aangemaakt moeten worden op basis van de stand van zaken.

Vervolgens werk ik vanuit Notion Calendar om taken op dagniveau in te plannen tussen mijn afspraken. Taken zonder tijd worden bovenin getoond als all day events. Door een All day event te slepen naar een tijdsblok, wordt de taak ingepland. Ook in Notion wordt de datum aangevuld met een start- en eindtijd.

Meeting notes, notes & resources

Tijdens meetings maak ik vaak notities. Dit helpt me om belangrijke informatie te documenteren, beslissingen te tracken en acties vast te leggen. Een meeting note wordt altijd gekoppeld aan een Area (Privé, Zakelijk, Springcast, etc) en contactpersoon. En als het relevant is aan een project of taak.

Als ik dan een contactpersoon open, omdat ik zo een meeting met hem of haar inga, dan zie ik op contactkaart-niveau de laatste meeting notes, taken en talking points.

Dit geldt ook voor algemene notities, documenten of resources. Soms wil of moet je even wat dingen uitwerken. Zo'n notitie staat zelden op zichzelf. Als je het niet linkt, vind je het waarschijnlijk nooit meer terug. Dus ik koppel weer aan contacten, projecten, taken of doelen.

Ideeën hou ik bij in mijn journal. Vooral omdat ik deze op een tijdlijn wil hebben. Uiteraard heb ik een filter in Notion gemaakt, waarmee ik snel al mijn ideeën kan zien. Als ik een idee verder wil oppakken wordt het een taak of een project.

Een voorbeeld van de eigenschappen die ik heb gekoppeld aan een meeting note en waarmee ik de notitie dus link aan andere entiteiten:

Journal

Daarnaast gebruik ik Notion als journal. Als ondernemer (en mens ;)), maak je veel mee. Sommige momenten zijn mooi om vast te leggen, sommige dingen houden je bezig en wil je tijdelijk even uit je hoofd hebben en soms moet je sh*t verwerken. Dat is waar ik mijn journal voor gebruik.

Zie hieronder een screenshot uit mijn Notion journal. Ik wat dingetjes geblurd, gezien het persoonlijk of geheime ;) karakter.

Wil je mijn template?

Dat was het. Zo gebruik ik Notion voor het managen van mijn leven en bedrijven. Ik hoop dat je er wat aan hebt gehad en dat Notion ook jouw productivity-backbone kan worden.

Ik heb letterlijk dagen… misschien zelfs weken zitten in het perfectioneren van mijn Notion setup. Ik overweeg om deze tegen een kleine vergoeding te verkopen. Als je interesse hebt, laat het me weten in de comments.